Ngày 18 tháng 4 năm 2012, Ủy ban nhân dân thành phố có ban hành Quyết định số 16/2012/QĐ-UBND về “ban hành Quy trình về tiếp công dân và xử lý đơn khiếu nại, tố cáo, đơn phản ánh, kiến nghị liên quan đến khiếu nại, tố cáo trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh”. Quyết định có hiệu lực từ ngày 28 tháng 4 năm 2012.
Chi hội Luật gia Thanh tra thành phố giới thiệu đến các đồng chí nội dung chủ yếu của quy trình trên như sau:
I. Sự cần thiết phải ban hành Quy trình tiếp công dân và xử lý đơn khiếu nại, tố cáo, đơn phản ánh, kiến nghị liên quan đến khiếu nại, tố cáo trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh
1.Các quy định về tiếp công dân và xử lý đơn chưa được quy định chi tiết, cụ thể, tạo sự đồng bộ trong áp dụng
Tiếp công dân là điểm khởi đầu của công tác giải quyết khiếu nại, tố cáo, là một trong những khâu then chốt, góp phần giải quyết khiếu nại, tố cáo có hiệu quả, nhằm mục đích an dân trong công tác quản lý nhà nước của các cơ quan hành chính Nhà nước, qua đó góp phần bảo vệ lợi ích của tập thể, quyền và lợi ích hợp pháp của công dân.
Nhận thức về tầm quan trọng của công tác tiếp công dân, trong những năm qua Đảng và Nhà nước ta đã ban hành nhiều văn bản pháp luật có liên quan nhằm phát huy quyền dân chủ của nhân dân, củng cố mối quan hệ giữa nhân dân với Đảng và Nhà nước. Tuy nhiên, về mặt pháp lý Luật Khiếu nại, tố cáo năm 1998 (đã được bổ sung, sửa đổi năm 2004, 2005) và các văn bản hướng dẫn thi hành cũng chỉ xác định những nguyên tắc, yêu cầu chung nhất đối với việc tiếp công dân mà không đưa ra một trình tự, thủ tục chi tiết về hoạt động này. Quyết định số 132/2006/QĐ-UBND ngày 05 tháng 9 năm 2006 của Ủy ban nhân dân thành phố cũng có những quy định riêng cho công tác tiếp công dân nhưng đan xen với việc xử lý đơn tranh chấp, khiếu nại, tố cáo. Mặt khác, việc tiếp công dân không chỉ được quy định trong Luật Khiếu nại, tố cáo và Nghị định số 136/2006/NĐ-CP ngày 14 tháng 11 năm 2006 của Chính phủ mà còn được quy định tại Nghị định số 89/CP ngày 07 tháng 8 năm 1997 của Chính phủ hướng dẫn cho Trụ sở tiếp công dân của Trung ương Đảng và Nhà nước ở Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh. Nhưng giữa những văn bản đó lại có sự chồng chéo, thiếu thống nhất. Do đó, tại các địa phương (quận, huyện) việc thành lập các tổ chức tiếp công dân và việc tiến hành tiếp công dân cũng rất khác nhau. Vì vậy, đã gây ra những khó khăn, vướng mắc nhất định cho các cơ quan nhà nước và cả công dân.
Nhìn chung, hiện nay tùy theo từng điều kiện, hoàn cảnh, đối tượng cụ thể mà cán bộ tiếp công dân có cách xử lý phù hợp. Điều này tuy vẫn đáp ứng được những nguyên tắc và mục đích do pháp luật đề ra nhưng để có thể hoàn thành có hiệu quả nhiệm vụ của mình thì cán bộ tiếp công dân không chỉ thành thạo về nghiệp vụ, chuyên môn mà còn phải có kiến thức tương đối sâu sắc, toàn diện ở nhiều lĩnh vực. Điều này là một thách thức lớn khi đội ngũ cán bộ tiếp công dân trên toàn địa bàn thành phố hiện nay chưa được quan tâm đào tạo bài bản và trình độ còn nhiều hạn chế.
Khi tiếp công dân là điểm khởi đầu thì xử lý đơn là điểm nối tiếp, có ý nghĩa quan trọng trong quá trình xem xét, giải quyết khiếu nại, tố cáo. Về mặt lý luận, nhà nước ta là nhà nước của dân, do dân và vì dân. Các cơ quan nhà nước có trách nhiệm bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của công dân, trong đó có quyền cơ bản là khiếu nại, tố cáo. Chính vì thế, xử lý đơn là trách nhiệm đương nhiên của cơ quan nhà nước. Nó không chỉ thể hiện biện pháp bảo đảm quyền dân chủ của công dân mà thông qua công tác xử lý đơn, các cơ quan nhà nước tiếp nhận có hiệu quả lượng thông tin phản hồi từ đối tượng bị quản lý để có biện pháp điều chỉnh thích hợp. Về mặt thực tiễn, việc xử lý kịp thời, chính xác và khoa học các đơn thư khiếu nại, tố cáo sẽ là tiền đề có ý nghĩa quan trọng trong việc xác định thẩm quyền, làm cơ sở cho việc thụ lý giải quyết. Hiện nay, Thanh tra Chính phủ đã có Thông tư số 04/2010/TT-TTCP ngày 26 tháng 8 năm 2010 quy định quy trình xử lý đơn khiếu nại, đơn tố cáo, đơn phản ánh, kiến nghị liên quan đến khiếu nại, tố cáo. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều nội dung chưa được đề cập đến như hoạt động kiểm tra, đôn đốc việc xử lý đơn, việc phối hợp giữa các cơ quan có chức năng giám sát, cơ quan truyền thông, báo chí…
Như vậy, một khi đã xác định công tác tiếp công dân và xử lý đơn là công việc quan trọng, có nhiều ý nghĩa thì theo nguyên tắc logic, tất yếu việc tiếp công dân, tiếp nhận và xử lý đơn phải được quy định chi tiết, cụ thể và chặt chẽ. Việc ban hành một quy trình riêng cho các công đoạn này là rất cần thiết, cấp bách, đảm bảo cho công tác quản lý, chỉ đạo điều hành và thực hiện được thông suốt nhằm đạt hiệu quả cao nhất cho mục đích đề ra.
2. Việc xây dựng Quy trình về tiếp công dân và xử lý đơn phù hợp với xu thế phát triển của thành phố Hồ Chí Minh và thực hiện nhiệm vụ chính trị mà Đảng bộ thành phố đề ra
Cùng với việc đẩy mạnh công cuộc cải cách hành chính, trong bối cảnh tình hình khiếu nại, tố cáo ngày một gia tăng không chỉ về số lượng mà còn phức tạp về nội dung (do xu thế đô thị hóa nhanh chóng của Thành phố Hồ Chí Minh) thì công tác tiếp công dân và xử lý đơn phải được củng cố, kiện toàn để tạo điều kiện thuận lợi cho công dân thực hiện các quyền cơ bản đã được Hiến pháp ghi nhận.
Bên cạnh đó, Nghị quyết Đại hội đại biểu Đảng bộ thành phố Hồ Chí Minh lần thứ IX nhiệm kỳ 2010-2015 cũng đã định hướng: “Tiếp tục rà soát, bổ sung cơ chế, chính sách liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ công dân; thực hiện tốt công tác tiếp công dân, giải quyết kịp thời, thỏa đáng, đúng pháp luật các khiếu nại của công dân”.
Từ những lý do trên, việc xây dựng Quy trình về tiếp công dân và xử lý đơn là một yêu cầu khách quan, cần thiết và cấp bách để thể chế hóa đầy đủ pháp luật khiếu nại, tố cáo.
II. Nội dung cơ bản của Quy trình
1. Bố cục của Quy trình
Gồm 06 Chương 11 Mục 34 Điều
Chương I: gồm 07 Điều (từ Điều 01 đến Điều 07), là những quy định chung về phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng, nguyên tắc, mục đích, tổ chức của công tác tiếp công dân và xử lý đơn và một số giải thích từ ngữ.
Chương II: gồm 02 Mục, 07 Điều (từ Điều 08 đến Điều 14), quy định trình tự, thủ tục, các bước thực hiện trong công tác tiếp công dân thường xuyên và tiếp công dân của Thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước.
Chương III: gồm 06 Mục, 10 Điều (từ Điều 15 đến Điều 24), quy định về trình tự, thủ tục, các bước thực hiện trong công tác xử lý đơn.
Chương IV: gồm 03 Mục, 05 Điều (từ Điều 25 đến Điều 29), quy định việc theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc giải quyết các vụ việc khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ảnh liên quan đến khiếu nại, tố cáo; trả kết quả khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ảnh liên quan đến khiếu nại, tố cáo; tổng hợp báo cáo tình hình tiếp công dân và xử lý đơn.
Chương V: gồm 03 Điều (từ Điều 30 đến Điều 32), quy định về mối quan hệ phối hợp trong công tác tiếp công dân, xử lý đơn.
Chương VI: gồm 02 Điều (từ Điều 33 đến Điều 34) quy định về việc tổ chức thực hiện.
2. Những nội dung cơ bản của Quy trình
2.1 Về phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng:
Quy trình được xây dựng với mục đích đáp ứng yêu cầu và nâng cao hiệu quả của công tác tiếp công dân và xử lý đơn nên phạm vi điều chỉnh được thiết kế theo hướng mở, xác định chi tiết, cụ thể các nội dung hoạt động trong lĩnh vực này. Quy trình bao gồm các giai đoạn:
a) Hoạt động tiếp công dân thường xuyên của cán bộ, công chức cơ quan hành chính nhà nước; tiếp nhận, phân loại, xử lý đối với các loại đơn khiếu nại, tố cáo, phản ánh, kiến nghị liên quan khiếu nại, tố cáo (sau đây gọi tắt là đơn) thuộc thẩm quyền; hướng dẫn người khiếu nại hoặc chuyển đơn tố cáo, đơn phản ánh, kiến nghị đến cơ quan hoặc người có thẩm quyền giải quyết.
b) Công tác tiếp công dân định kỳ hoặc đột xuất của Thủ trưởng các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn thành phố.
c) Tổ chức theo dõi, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm thực hiện sự chỉ đạo của Thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước cùng cấp và cấp trên trực tiếp trong công tác tiếp công dân, xử lý đơn.
d) Việc phối hợp của các cơ quan trong công tác tiếp công dân và xử lý đơn.
đ) Thông báo kết quả xử lý đơn và tổ chức giao các văn bản về giải quyết khiếu nại, tố cáo, phản ánh, kiến nghị liên quan đến khiếu nại, tố cáo.
Quy trình này áp dụng đối với cơ quan hành chính nhà nước; người có thẩm quyền và cán bộ, công chức thuộc cơ quan hành chính nhà nước liên quan đến công tác tiếp công dân và xử lý đơn.
2.2 Về công tác tiếp công dân:
Quy trình nêu rõ việc tiếp công dân:
- Thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước có trách nhiệm tiếp công dân theo định kỳ hoặc đột xuất và phân công cán bộ thường xuyên tiếp công dân đến liên hệ tại cơ quan để trình bày khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh.
- Các cơ quan hành chính nhà nước phải tổ chức tiếp công dân tại địa điểm thuận tiện, đảm bảo các điều kiện vật chất cần thiết để công dân đến trình bày khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh được dễ dàng, thuận lợi; bố trí cán bộ có phẩm chất tốt, có kiến thức và am hiểu chính sách, pháp luật, có ý thức trách nhiệm làm công tác tiếp công dân.
- Tại nơi tiếp công dân phải niêm yết lịch tiếp công dân và nội quy tiếp công dân. Lịch tiếp dân ghi cụ thể thời gian, chức vụ người tiếp dân. Nội quy tiếp công dân ghi rõ trách nhiệm của người tiếp công dân, quyền và nghĩa vụ của người đến khiếu nại, tố cáo, phản ánh, kiến nghị.
Theo quy định của pháp luật khiếu nại, tố cáo, hoạt động tiếp công dân gồm hai nội dung chính là tiếp công dân thường xuyên và tiếp công dân của Thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước. Do đó, quy trình cũng được xây dựng theo hướng chi tiết hóa từng khâu thực hiện trong hai nội dung này.
a) Tiếp công dân thường xuyên:
* Xác định tư cách chủ thể:
- Khi công dân đến trực tiếp trình bày tại trụ sở tiếp công dân, cán bộ tiếp công dân đề nghị công dân xuất trình giấy chứng minh nhân dân hoặc giấy tờ tùy thân để làm rõ tư cách của người trực tiếp khiếu nại, tố cáo hoặc phản ánh, kiến nghị; người đại diện, người được ủy quyền hoặc luật sư, trợ giúp viên pháp lý giúp đỡ người khiếu nại về pháp luật.
+ Trường hợp người trình bày là người đại diện của người khiếu nại thì cán bộ tiếp công dân yêu cầu người trình bày xuất trình các giấy tờ chứng minh việc đại diện hợp pháp của người khiếu nại, gồm: giấy tờ chứng minh người khiếu nại là người không có năng lực hành vi dân sự hoặc không đủ năng lực hành vi dân sự; giấy tờ chứng minh là người giám hộ hoặc giấy tờ có xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người khiếu nại cư trú hoặc văn bản nêu rõ lý do, nội dung đại diện (đối với trường hợp Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam cấp xã là đại diện).
+ Trường hợp người trình bày là người được ủy quyền khiếu nại thì cán bộ tiếp công dân yêu cầu xuất trình giấy chứng minh nhân dân hoặc giấy tờ tùy thân; Hợp đồng ủy quyền hoặc giấy ủy quyền của người khiếu nại có công chứng, chứng thực; giấy ủy quyền của Thủ trưởng, người đứng đầu cơ quan, tổ chức thực hiện việc khiếu nại.
+ Trường hợp có luật sư, trợ giúp viên pháp lý, thì cán bộ tiếp công dân yêu cầu xuất trình: Thẻ luật sư, thẻ trợ giúp viên pháp lý; Giấy yêu cầu giúp đỡ về pháp luật của người khiếu nại; Quyết định phân công trợ giúp pháp lý; Giấy giới thiệu của tổ chức hành nghề luật sư đối với trường hợp luật sư hành nghề trong tổ chức hành nghề luật sư hoặc giấy giới thiệu của Đoàn Luật sư nơi luật sư đó là thành viên đối với trường hợp luật sư hành nghề với tư cách cá nhân; Giấy ủy quyền của người khiếu nại.
- Trường hợp người trình bày không xuất trình các loại giấy tờ được quy định tại Khoản 1 Điều này thì cán bộ tiếp công dân từ chối tiếp dân và giải thích rõ lý do theo nội quy tiếp công dân.
- Trường hợp đã kiểm tra đầy đủ các giấy tờ theo quy định tại Khoản 1 Điều này, cán bộ tiếp công dân nghiên cứu đơn và đề nghị công dân trình bày tóm tắt nội dung vụ việc; tác nghiệp chương trình quản lý tiếp công dân trên máy tính hoặc ghi vào sổ tiếp công dân.
* Hướng xử lý các tình huống xảy ra:
- Trường hợp công dân đến trình bày nhưng chưa viết đơn, cán bộ tiếp công dân yêu cầu công dân trình bày sự việc, cung cấp tài liệu có giá trị chứng minh, hướng dẫn công dân viết đơn (thực hiện theo Mẫu số 1 ban hành kèm theo Quy trình này). Nếu công dân không biết đọc, không biết viết, cán bộ tiếp công dân ghi chép nội dung công dân trình bày, đọc lại cho công dân nghe và yêu cầu công dân điểm chỉ xác nhận.
- Trường hợp công dân đến trụ sở tiếp công dân đề nghị cung cấp thông tin kết quả giải quyết, cán bộ tiếp công dân kiểm tra, trả lời tiến độ hoặc kết quả giải quyết cho công dân ngay trong buổi tiếp công dân.
- Trường hợp vụ việc thuộc thẩm quyền giải quyết của Thủ trưởng cơ quan cùng cấp, đơn đủ điều kiện thụ lý theo quy định, cán bộ tiếp công dân hướng dẫn người khiếu nại, tố cáo, phản ánh, kiến nghị liên quan đến khiếu nại, tố cáo cung cấp địa chỉ nơi cư trú và địa chỉ liên lạc, cấp Biên nhận (thực hiện theo Mẫu số 2 ban hành kèm theo Quy trình này) và chuyển đơn đến bộ phận tiếp nhận, phân loại đơn để cập nhật vào chương trình quản lý đơn hoặc sổ theo dõi.
- Trường hợp vụ việc thuộc thẩm quyền giải quyết của Thủ trưởng
cơ quan cùng cấp nhưng người khiếu nại chưa cung cấp đầy đủ các tài liệu
cần thiết như quyết định hành chính, tài liệu chứng minh về hành vi hành chính bị khiếu nại, quyết định giải quyết khiếu nại, tài liệu có giá trị chứng minh về sự thiệt hại do tác động của quyết định hành chính, hành vi hành chính đó thì cán bộ tiếp công dân yêu cầu người khiếu nại bổ sung đầy đủ tài liệu nêu trên. Việc yêu cầu công dân bổ sung tài liệu chỉ thực hiện một lần (thực hiện theo Mẫu số 5 ban hành kèm theo Quy trình này).
Sau đó cán bộ tiếp công dân lập thủ tục tiếp nhận đơn và tài liệu theo quy định tại Khoản 3 Điều này.
- Trường hợp vụ việc thuộc thẩm quyền giải quyết của Thủ trưởng cơ quan cùng cấp nhưng không đủ điều kiện thụ lý thì cán bộ tiếp công dân giải thích lý do, đồng thời vẫn nhận đơn, chuyển đơn đến bộ phận xử lý đơn để trình Thủ trưởng cơ quan xem xét, có văn bản trả lời (thực hiện theo Mẫu số 6 ban hành kèm theo Quy trình này).
- Trường hợp người khiếu nại vừa khởi kiện vụ án hành chính tại Tòa án có thẩm quyền, vừa khiếu nại đến người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại thì cán bộ tiếp nhận đơn có trách nhiệm hướng dẫn, giải thích rõ quy định của pháp luật và yêu cầu người khiếu nại lựa chọn phương án. Nếu người khiếu nại thống nhất khiếu nại đến người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại thì phải làm cam kết không đồng thời khởi kiện tại Tòa án (thực hiện theo Mẫu số 1 ban hành kèm theo Quy trình này). Ngược lại, nếu người khiếu nại vẫn bảo lưu quan điểm và chọn phương án khởi kiện vụ án hành chính tại Tòa án thì xử lý theo Khoản 5 Điều này.
* Trường hợp nhiều người đến khiếu nại, tố cáo, phản ánh, kiến nghị:
- Trường hợp có nhiều người (từ 05 người trở lên) cùng đến trụ sở tiếp công dân để khiếu nại, tố cáo về cùng một nội dung, thì cán bộ tiếp công dân yêu cầu những người khiếu nại, tố cáo cử đại diện để trình bày nội dung vụ việc với cán bộ tiếp công dân. Việc cử người đại diện được thực hiện như sau:
+ Trong trường hợp có từ 05 đến 10 người đến thì cử 01 hoặc 02 người đại diện;
+ Trong trường hợp từ 10 người trở lên thì số người đại diện nhiều hơn, nhưng tối đa không quá 05 người.
- Trường hợp vụ việc thuộc thẩm quyền giải quyết của Thủ trưởng cơ quan cùng cấp, đơn được thực hiện đúng thể thức, có kèm theo tài liệu có giá trị chứng minh, thì cán bộ tiếp công dân tiếp nhận đơn theo Khoản 4, Điều 9 của Quy trình này.
- Trường hợp vụ việc không thuộc thẩm quyền giải quyết của Thủ trưởng cơ quan cùng cấp, cán bộ tiếp công dân thực hiện theo Khoản 3, Điều 9 của Quy trình này.
b) Tiếp công dân của Thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước:
* Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước
- Tiếp công dân định kỳ theo quy định của pháp luật khiếu nại, tố cáo.
- Tiếp công dân để đối thoại trực tiếp trong quá trình giải quyết khiếu nại lần đầu.
- Tiếp công dân để đối thoại trực tiếp trong quá trình giải quyết khiếu nại lần hai đối với vụ việc phức tạp, kéo dài.
- Tiếp công dân đột xuất, trong các trường hợp sau:
+ Các vụ việc khiếu nại, tố cáo nếu không xem xét, giải quyết kịp thời có thể xảy ra hậu quả nghiêm trọng dẫn đến hủy hoại tài sản của Nhà nước, của tập thể, cá nhân, xâm hại đến tính mạng của công dân, ảnh hưởng đến an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội.
+ Vụ việc đã quá hạn giải quyết theo quy định của pháp luật khiếu nại, tố cáo hiện hành do lỗi của cơ quan hành chính nhà nước hoặc của cán bộ, công chức khi thi hành công vụ.
+ Vụ việc khiếu nại phức tạp, kéo dài, đã được nhiều cấp giải quyết nhưng vẫn chưa có kết luận cuối cùng.
+ Tiếp công dân theo chỉ đạo của cấp trên hoặc tiếp công dân theo đề xuất của Thủ trưởng cơ quan tiếp công dân hoặc cơ quan tham mưu giải quyết khiếu nại, tố cáo.
* Chuẩn bị tiếp công dân:
- Thủ trưởng đơn vị tiếp công dân hoặc Thủ trưởng cơ quan tham mưu (đề xuất việc tiếp công dân) có trách nhiệm phân công cán bộ nghiên cứu, lập báo cáo tổng hợp vụ việc (thực hiện theo Mẫu số 13 ban hành kèm theo Quy trình này), trình lãnh đạo trực tiếp xem xét. Thủ trưởng đơn vị tiếp công dân, thủ trưởng cơ quan tham mưu có trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc việc trình báo cáo tổng hợp. Thời hạn thực hiện không quá 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được ý kiến chỉ đạo về việc tiếp công dân.
- Sau khi được lãnh đạo chủ trì việc tiếp công dân đồng ý, Thủ trưởng đơn vị tiếp công dân phối hợp với Chánh Văn phòng cơ quan cùng cấp bố trí lịch tiếp công dân.
- Cán bộ tiếp công dân (phụ trách tổng hợp hồ sơ) rà soát lại toàn bộ vụ việc; chuẩn bị thư mời (thực hiện theo Mẫu số 14 ban hành kèm theo Quy trình này) gửi Thủ trưởng cơ quan, đơn vị tiếp công dân và đại diện lãnh đạo các cơ quan, đơn vị liên quan. Đối với công dân thì gửi thư mời riêng (thực hiện theo Mẫu số 15 ban hành kèm theo Quy trình này). Tổng thời gian thực hiện công đoạn này là 01 ngày làm việc.
- Thư mời phải được gửi trước ít nhất 03 ngày làm việc so với thời điểm họp và có phân công cán bộ theo dõi đôn đốc cơ quan, đơn vị được mời
* Tổ chức tiếp công dân:
- Việc tiếp công dân đảm bảo các bước sau:
+ Điểm danh, lập danh sách đại diện các cơ quan dự tiếp công dân và danh sách công dân được mời (thực hiện theo Mẫu số 16 và Mẫu số 17 ban hành kèm theo Quy trình này).
+ Thủ trưởng đơn vị tiếp công dân tuyên bố lý do buổi tiếp công dân; giới thiệu thành phần tham dự, người chủ trì, thư ký ghi biên bản tiếp công dân (thực hiện theo Mẫu số 18 ban hành kèm theo Quy trình này); đọc nội quy buổi tiếp công dân.
- Thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước chủ trì buổi tiếp công dân: đề nghị các công dân trình bày ý kiến; đại diện các cơ quan dự họp phát biểu; ý kiến của công dân và kết luận, phát biểu ý kiến chỉ đạo thực hiện.
* Thông báo ý kiến kết luận của người chủ trì tiếp công dân:
Thông báo ý kiến kết luận của người chủ trì tiếp công dân (thực hiện theo Mẫu số 19 ban hành kèm theo Quy trình này) do Thủ trưởng đơn vị tiếp công dân ký phát hành trong thời hạn 05 ngày làm việc sau khi tiếp công dân.
2.3 Về công tác tiếp nhận, phân loại đơn và xử lý đơn
Đây là giai đoạn giữ vai trò quan trọng, tác động trực tiếp đến việc giải quyết khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm quyền của các cơ quan nhà nước. Do đó, quy trình tập trung vào việc phân loại và đề ra hướng xử lý cụ thể cho 03 loại đơn chủ yếu là: đơn khiếu nại, đơn tố cáo và đơn phản ánh, kiến nghị liên quan đến khiếu nại, tố cáo.
a) Tiếp nhận và xử lý đơn bước đầu:
- Đối với đơn nhận trực tiếp theo trình tự tiếp công dân thường xuyên:
Cán bộ tiếp công dân vào sổ theo dõi hoặc cập nhật vào chương trình quản lý tiếp công dân trên máy tính, viết phiếu đề xuất, chuyển giao cho Bộ phận tiếp nhận, phân loại đơn báo cáo với Thủ trưởng đơn vị tiếp công dân để phân công cán bộ xử lý đơn đề xuất xử lý theo quy định của pháp luật.
Khi tiếp nhận đơn trực tiếp, việc tiếp nhận đơn của công dân phải được thể hiện bằng Biên nhận nhận đơn (thực hiện theo Mẫu số 2 ban hành kèm theo Quy trình này).
- Đối với đơn do dịch vụ bưu chính chuyển phát:
Bộ phận tiếp nhận thực hiện theo Quy chế về công tác văn thư, vào sổ theo dõi hoặc cập nhật vào chương trình quản lý đơn trên máy tính và thực hiện như Khoản 1 Điều 15 của Quy trình.
b) Phân loại đơn: Việc phân loại đơn dựa vào tính chất, loại việc, điều kiện xử lý, thẩm quyền và địa bàn. Tùy theo mỗi loại mà phân chia đơn khác nhau.
c) Xử lý đơn:
* Đơn khiếu nại:
- Đơn khiếu nại thuộc thẩm quyền giải quyết:
+ Đơn khiếu nại thuộc thẩm quyền giải quyết và đủ điều kiện thụ lý theo quy định thì đơn vị tiếp công dân tiếp nhận, chuyển cơ quan tham mưu để trình Thủ trưởng cơ quan thụ lý, giải quyết theo quy định của pháp luật (thực hiện theo Mẫu số 4 ban hành kèm theo Quy trình này).
+ Đơn khiếu nại thuộc thẩm quyền giải quyết nhưng không kèm đầy đủ các tài liệu chứng minh thì trình Thủ trưởng đơn vị tiếp công dân giao cho cán bộ xử lý đơn, dự thảo Phiếu hướng dẫn công dân bổ sung tài liệu hoặc mời người khiếu nại đến làm việc trực tiếp để bổ sung tài liệu (thực hiện theo Mẫu số 5 ban hành kèm theo Quy trình này).
+ Đơn khiếu nại thuộc thẩm quyền giải quyết nhưng không đủ điều kiện thụ lý thì tùy trường hợp cụ thể, trình Thủ trưởng cơ quan xem xét hoặc dự thảo văn bản trả lời (thực hiện theo Mẫu số 6 ban hành kèm theo Quy trình này).
+ Đơn khiếu nại không thuộc thẩm quyền giải quyết thì dự thảo Phiếu hướng dẫn người khiếu nại gửi đơn khiếu nại đến cơ quan hoặc người có thẩm quyền của cơ quan, tổ chức khác để được giải quyết theo quy định của pháp luật, trình Thủ trưởng đơn vị tiếp công dân phê duyệt. Việc hướng dẫn chỉ thực hiện một lần (thực hiện theo Mẫu số 7 ban hành kèm theo Quy trình này).
+ Đơn khiếu nại thuộc thẩm quyền giải quyết của Thủ trưởng cơ quan cấp dưới của Thủ trưởng cơ quan nhà nước cùng cấp nhưng quá thời hạn theo quy định mà chưa được giải quyết thì báo cáo, đề xuất và trình dự thảo văn bản cho Thủ trưởng cơ quan nhà nước cùng cấp yêu cầu cấp dưới giải quyết vụ việc khiếu nại đó và báo tin cho công dân biết (thực hiện theo Mẫu số 8 ban hành kèm theo Quy trình này).
+ Đối với đơn khiếu nại do đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các thành viên của Mặt trận, các cơ quan báo chí hoặc các cơ quan khác chuyển đến nhưng không thuộc thẩm quyền giải quyết thì Thủ trưởng đơn vị tiếp công dân phê duyệt giao cho cán bộ xử lý đơn, dự thảo văn bản đề xuất Thủ trưởng cơ quan gửi trả lại đơn kèm theo các tài liệu (nếu có) và thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do không thụ lý cho cơ quan, tổ chức, cá nhân chuyển đơn đến (thực hiện theo Mẫu số 10 ban hành kèm theo Quy trình này).
+ Trường hợp người khiếu nại cung cấp tài liệu gốc tại nơi tiếp công dân thì cán bộ tiếp công dân trả lại cho người khiếu nại sau khi đối chiếu với bản sao hoặc bản chụp.
+ Trường hợp đơn khiếu nại có kèm theo tài liệu gốc, nếu không được thụ lý để giải quyết thì cơ quan nhận được đơn sau khi xử lý xong đơn phải có thư mời người khiếu nại đến nơi tiếp công dân để trả lại.
+ Trường hợp đơn khiếu nại có kèm theo tài liệu gốc, nếu được thụ lý giải quyết thì cơ quan nhận được đơn lập danh sách cụ thể, chuyển kèm đơn đến cơ quan tham mưu, thụ lý, giải quyết. Việc trả lại giấy tờ, tài liệu gốc được thực hiện ngay sau khi ban hành quyết định giải quyết khiếu nại.
Trong quá trình xử lý đơn khiếu nại đối với quyết định giải quyết khiếu nại đã có hiệu lực thi hành, nếu phát hiện có tình tiết mới có căn cứ làm thay đổi nội dung quyết định giải quyết khiếu nại, có thể khôi phục những quyền, lợi ích hợp pháp của người khiếu nại, người bị khiếu nại, cá nhân, cơ quan, tổ chức hoặc lợi ích của nhà nước thì Thủ trưởng đơn vị tiếp công dân phê duyệt, giao cho cán bộ xử lý đơn dự thảo văn bản báo cáo nêu rõ những tình tiết mới có căn cứ pháp luật và đề xuất hướng xử lý (phải kèm biên bản làm việc với người khiếu nại) để Thủ trưởng cơ quan xem xét chỉ đạo xử lý.
Trong quá trình nghiên cứu đơn khiếu nại, nếu xét thấy việc thi hành quyết định hành chính bị khiếu nại hoặc việc tiếp tục thực hiện hành vi hành chính bị khiếu nại sẽ gây hậu quả khó khắc phục thì Thủ trưởng đơn vị tiếp công dân phê duyệt, giao cho cán bộ xử lý đơn dự thảo văn bản báo cáo nhanh để Thủ trưởng cơ quan xem xét, quyết định tạm đình chỉ hoặc kiến nghị cấp có thẩm quyền quyết định tạm đình chỉ việc thi hành quyết định hành chính hoặc hành vi hành chính đó.
* Đơn tố cáo:
Đơn tố cáo thuộc thẩm quyền của Thủ trưởng cơ quan cùng cấp giải quyết thì Thủ trưởng đơn vị tiếp công dân phê duyệt, giao cho cán bộ xử lý đơn lập báo cáo, đề xuất kèm dự thảo văn bản trình Thủ trưởng cơ quan xem xét, quyết định giao cho cơ quan chức năng thụ lý thẩm tra, xác minh, kết luận và kiến nghị giải quyết theo quy định của pháp luật (thực hiện theo Mẫu số 12 ban hành kèm theo Quy trình này).
+ Đơn tố cáo không thuộc thẩm quyền giải quyết của Thủ trưởng cơ quan cùng cấp thì Thủ trưởng đơn vị tiếp công dân phê duyệt, giao cho cán bộ xử lý đơn lập Phiếu chuyển, trình Thủ trưởng đơn vị tiếp công dân ký chuyển đơn và các chứng cứ, tài liệu kèm theo (nếu có) đến cơ quan hoặc người có thẩm quyền trong cơ quan khác để được giải quyết theo quy định của pháp luật và báo tin cho người tố cáo (thực hiện theo Mẫu số 11 ban hành kèm theo Quy trình này).
+ Đơn tố cáo thuộc thẩm quyền giải quyết của cấp dưới trực tiếp của Thủ trưởng cơ quan cùng cấp nhưng quá thời hạn theo quy định của Luật Khiếu nại, tố cáo mà chưa được giải quyết thì lập báo cáo, kèm dự thảo văn bản đề xuất cơ quan tham mưu, xem xét, giải quyết vụ việc đó cho Thủ trưởng cơ quan cùng cấp và báo tin cho công dân biết (thực hiện theo Mẫu số 8 ban hành kèm theo Quy trình này).
- Đơn tố cáo hành vi gây thiệt hại, đang gây thiệt hại hoặc đe dọa gây thiệt hại nghiêm trọng đến lợi ích nhà nước, cơ quan, tổ chức, tính mạng, tài sản của cá nhân thì Thủ trưởng đơn vị tiếp công dân phê duyệt giao cho cán bộ xử lý đơn lập báo cáo, kèm dự thảo văn bản đề xuất kịp thời để Thủ trưởng cơ quan áp dụng biện pháp ngăn chặn theo quy định của pháp luật hoặc thông báo cho cơ quan, người có thẩm quyền kịp thời ngăn chặn, hạn chế, khắc phục hậu quả.
* Đơn vừa có nội dung khiếu nại, vừa có nội dung tố cáo: Cơ quan nhận được có trách nhiệm xử lý nội dung khiếu nại theo quy định tại Điều 17 Quy trình, còn nội dung tố cáo thì xử lý theo quy định tại Điều 18 Quy trình.
Trường hợp đơn tố cáo nhưng có bản chất là phản ánh thì cơ quan tiếp nhận đơn hướng dẫn công dân viết lại đơn cho đúng với bản chất vụ việc và gửi đúng cơ quan có thẩm quyền giải quyết.
d) Thời hạn xử lý đơn, thẩm quyền ký ban hành các văn bản xử lý đơn:
Thời hạn xử lý đơn là 10 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận đơn hoặc cấp biên nhận hồ sơ.
- Thủ trưởng hoặc Phó Thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước theo phân công ký phát hành văn bản từ chối thụ lý, từ chối tiếp công dân, trả lời cho cơ quan chuyển đơn hoặc có yêu cầu.
- Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân theo phân công các cấp hoặc tương đương ký phát hành văn bản chuyển đơn, hướng dẫn, trả lời tiến độ hoặc theo chỉ đạo của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cùng cấp.
2.4 Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra; trả kết quả giải quyết khiếu nại, tố cáo, phản ánh, kiến nghị liên quan đến khiếu nại, tố cáo; tổng hợp báo cáo tình hình tiếp công dân và xử lý đơn
Để nhấn mạnh vai trò, tầm quan trọng của bộ phận tiếp công dân, gắn việc tiếp công dân, xử lý đơn với hiệu quả của công tác giải quyết khiếu nại, tố cáo, Quy trình dành hai chương quy định về công tác theo dõi, đôn đốc, trả kết quả và mối quan hệ phối hợp của bộ phận tiếp công dân.
a) Theo dõi:
Thủ trưởng đơn vị tiếp công dân chịu trách nhiệm tổ chức theo dõi việc giải quyết các vụ việc khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh trong các trường hợp sau đây:
- Phiếu chuyển đến các cơ quan tham mưu của Thủ trưởng cơ quan cùng cấp để giải quyết các vụ việc khiếu nại, tố cáo hoặc kiến nghị, phản ánh liên quan đến việc khiếu nại, tố cáo.
- Báo cáo, tờ trình của đơn vị tiếp công dân khi trình Thủ trưởng cơ quan cùng cấp đến khi Thủ trưởng cơ quan ký văn bản giải quyết.
- Thông báo tiến độ của các cơ quan tham mưu (thực hiện theo Mẫu số 23 ban hành kèm theo Quy trình này) khi đã có báo cáo kiến nghị, đề xuất hướng giải quyết cho Thủ trưởng cơ quan cùng cấp đến khi Thủ trưởng cơ quan ký văn bản giải quyết.
- Thông báo kết luận hoặc văn bản chỉ đạo của Thủ trưởng cơ quan cùng cấp đến các cơ quan, đơn vị liên quan (gồm các văn bản do Thủ trưởng, phó Thủ trưởng cơ quan ký chỉ đạo hoặc do Văn phòng của cơ quan cùng cấp ký truyền đạt sự chỉ đạo).
b) Đôn đốc:
- Đôn đốc lần 1:
+ Đối với văn bản có xác định thời hạn: khi hết thời hạn được nêu trong nội dung văn bản.
+ Đối với văn bản không xác định thời hạn: sau 30 ngày kể từ ngày ban hành văn bản.
- Đôn đốc lần 2: Sau 15 ngày, kể từ ngày hết hạn báo cáo trong văn bản đôn đốc lần 1.
c) Kiểm tra:
- Kiểm tra định kỳ: thực hiện 3 (ba) tháng 1 (một) lần căn cứ kết quả thống kê những vụ việc đã được chuyển đến cơ quan, người có thẩm quyền cấp dưới của Thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước cùng cấp để xem xét, giải quyết nhưng đã quá thời hạn quy định mà chưa được xem xét, giải quyết. Thủ trưởng đơn vị tiếp công dân và xử lý đơn lập kế hoạch chi tiết trình Thủ trưởng cơ quan ra quyết định thành lập đoàn kiểm tra để đôn đốc việc giải quyết đối với cơ quan, người có thẩm quyền cấp dưới.
- Kiểm tra đột xuất: đối với những đơn phức tạp, liên quan đến nhiều cấp, nhiều ngành, công dân khiếu nại gay gắt thì Thủ trưởng đơn vị tiếp công dân xin ý kiến Thủ trưởng cơ quan thành lập đoàn kiểm tra đột xuất để xác minh, làm rõ nội dung đơn và đề xuất hướng xử lý.
d) Trả kết quả giải quyết khiếu nại, tố cáo, phản ánh, kiến nghị liên quan đến khiếu nại, tố cáo:
Thủ trưởng cơ quan tiếp công dân có trách nhiệm: Lập thủ tục giao, nhận văn bản (giải quyết khiếu nại, tố cáo hoặc phản ánh, kiến nghị liên quan đến khiếu nại, tố cáo) cơ quan hành chính nhà nước cùng cấp chuyển giao, để giao cho người gửi đơn theo quy định; mời người gửi đơn đến cơ quan hoặc đơn vị tiếp công dân nhận văn bản giải quyết khiếu nại, tố cáo hoặc phản ánh, kiến nghị liên quan đến khiếu nại, tố cáo trong thời hạn không quá 5 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản giải quyết
đ) Tổng hợp báo cáo tình hình tiếp công dân và xử lý đơn:
Thủ trưởng đơn vị tiếp công dân chịu trách nhiệm định kỳ (hàng tháng, hàng quý, 6 tháng, 01 năm) tổng hợp báo cáo kết quả tiếp công dân, xử lý đơn của đơn vị tiếp công dân đến cơ quan thanh tra cùng cấp để cơ quan thanh tra tổng hợp báo cáo đến Thủ trưởng cơ quan quản lý nhà nước cùng cấp theo quy định hiện hành của Thanh tra Chính phủ và Ủy ban nhân dân thành phố
2.5 Mối quan hệ phối hợp trong thực hiện quy trình công tác tiếp công dân, xử lý đơn
Quy trình đã nêu rõ mối quan hệ phối hợp giữa đơn vị tiếp công dân của Ủy ban nhân dân quận – huyện và các đơn vị có liên quan; mối quan hệ phối hợp giữa đơn vị tiếp công dân của Sở - ban, ngành với các đơn vị có liên quan; mối quan hệ phối hợp giữa cơ quan tiếp công dân thành phố với các đơn vị liên quan. Căn cứ vào đó, cán bộ, công chức có nhiệm vụ thực hiện phối hợp, rà soát, tiếp nhận thông tin có liên quan trong công tác tiếp công dân, xử lý đơn.
2.6 Điều khoản thi hành
Quy trình xác định cụ thể trách nhiệm của Văn phòng Tiếp công dân thành phố, Thanh tra các cấp, Chủ tịch UBND các cấp, Thủ trưởng các Sở hoặc cơ quan tương đương thuộc Ủy ban nhân dân thành phố và Chánh Văn phòng UBND thành phố trong việc tổ chức, thực hiện Quy trình này.
Mẫu đơn Download tại đây:thanhtra.hochiminhcity.gov.vn/Hnh%20nh%20bn%20tin/2012-7/Truyen%20dat%20QD%2016-2012-QD-UBND%20%20va%2022%20mau%20v%20ban%20TCD.rar
Trần Đình Trữ