Năm 2020, với vai trò là phòng có nhiệm vụ triển khai, bảo trì và theo dõi, giám sát việc sử dụng phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc, Văn phòng – Thanh tra thành phố đã nhận thấy có rất nhiều bất cập từ phần mềm chưa phù hợp với thực tiễn hoạt động của cơ quan, cũng như còn nhiều tính năng chưa được khai thác sử dụng hiệu quả. Chính vì vậy, nhóm tác giả là các công chức thuộc Văn phòng đã chọn lọc và đăng ký sáng kiến “Tăng cường hiệu quả sử dụng phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc” là giải pháp để xây dựng, thực hiện. Bài viết sau đây phân tích quá trình xây dựng, triển khai thực hiện sáng kiến này.
1. Sự cần thiết có sáng kiến
Phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc (sau đây gọi tắt là phần mềm) được đưa vào sử dụng từ năm 2017 và đã đạt được một số kết quả nhất định, cụ thể như: Thực hiện đúng tiêu chí mà thành phố cũng như lãnh đạo cơ quan đề ra trong việc giảm thiểu sử dụng văn bản giấy, thực hành tiết kiệm, nâng cao tính hiện đại, chuyên nghiệp trong quá trình thực hiện, xử lý công việc. Lượng văn bản tiếp nhận và gửi qua phần mềm ngày càng cao, tạo cơ sở dữ liệu ngày càng lớn phục vụ cho công tác chuyên môn, nghiệp vụ khi cần tra cứu tài liệu, hồ sơ. Thông qua đó, góp phần để lãnh đạo phân công và theo dõi tiến độ thực hiện hồ sơ công việc của công chức thuộc phạm vi quản lý được tốt và chặt chẽ hơn.
Tuy nhiên, việc sử dụng phần mềm còn một số vấn đề vướng mắc, phát sinh. Qua khảo sát trước khi xây dựng sáng kiến, trong giai đoạn từ ngày 01 tháng 01 năm 2017 đến ngày 31 tháng 12 năm 2019, trên phần mềm còn tồn 21.818 văn bản chưa xử lý. Trong giai đoạn từ ngày 01 tháng 01 năm 2020 đến ngày 16 tháng 4 năm 2020, số lượng văn bản chưa được xử lý trên phần mềm là 4.302 văn bản. Đồng thời, từ kết quả kiểm tra nội bộ về tình hình cải cách hành chính, kiểm soát thủ tục hành chính tại các phòng chuyên môn, nghiệp vụ hàng năm cũng thống kê số lượng hồ sơ chưa xử lý tại các phòng còn nhiều, trong khi lãnh đạo cấp Trưởng phòng cho biết đã giao việc và xử lý hết tại phòng. Điều đó cho thấy lỗ hổng trong việc theo dõi và xử lý hồ sơ trên phần mềm, cũng như có điểm bất cập, không thống nhất giữa tình hình thực tế và số liệu từ phần mềm chiết xuất ra. Bên cạnh đó trên thực tế, dù đã có phần mềm nhưng lượng văn bản, hồ sơ trình cho lãnh đạo bằng bản giấy không thông qua phần mềm còn tương đối nhiều và công chức chỉ thực hiện thao tác trên phần mềm qua việc phát hành liên thông văn bản sau khi đã có chữ ký của lãnh đạo trên bản giấy.
Từ đây, một số hạn chế trong sử dụng phần mềm nổi bật có thể thấy là: không phát huy được hết các tính năng của phần mềm để phục vụ cho công việc. Văn phòng giảm tính chủ động trong công tác tổng hợp, báo cáo, theo dõi giám sát tiến độ, phục vụ cho các báo cáo chuyên môn cũng như các chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan khi cần các số liệu thống kê, báo cáo do không thể lấy trực tiếp từ phần mềm mà phải mất thêm thời gian để rà soát, liên hệ với các phòng để hỏi tiến độ giải quyết công việc đối với các vụ việc do các phòng đang tham mưu thực hiện. Đồng thời, việc theo dõi, giám sát tiến độ thực hiện hồ sơ được giao cũng thiếu tính chính xác.
Nguyên nhân chủ quan chủ yếu do thói quen tham mưu, xử lý văn bản giấy vẫn còn trong hầu hết cán bộ, công chức. Về mặt khách quan, nguyên nhân chính do thiết kế phần mềm tuy đã cơ bản phục vụ phần nào nhu cầu xử lý, phát hành văn bản nhưng vẫn còn một số tính năng chưa hiệu quả, nhất là các tính năng liên quan đến việc theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ. Một số thiết kế của phần mềm chưa hợp lý, cũng như có nhiều lỗi kỹ thuật. Đồng thời, do đặc thù công tác tham mưu giải quyết khiếu nại, tố cáo khi trình duyệt trong nội bộ hoặc trình Ủy ban nhân dân thành phố cần phải kèm theo toàn bộ tài liệu, hồ sơ thu thập được để người có thẩm quyền kiểm tra nội dung, phê duyệt chính xác nội dung dự thảo báo cáo, cũng như vấn đề bảo mật họ tên, thông tin của người tố cáo theo quy định của Luật Bảo vệ bí mật nhà nước nên không thể chuyển hết lượng hồ sơ lớn như vậy trên phần mềm.
Do đó, việc xây dựng và thực hiện sáng kiến nhằm mục đích nâng cao hơn nữa chất lượng, hiệu quả của việc sử dụng phần mềm tại Thanh tra thành phố.
2. Nội dung sáng kiến
Để triển khai hiệu quả sáng kiến, nhóm tác giả tham mưu Chánh Thanh tra ban hành Thông báo số 45/TB-VP ngày 08 tháng 5 năm 2020về kết luận chỉ đạo của Chánh Thanh tra thành phố về giải pháp nâng cao hiệu quả việc sử dụng phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc tại Thanh tra thành phố. Theo đó, sáng kiến được thực hiện theo 03 giai đoạn với những nội dung cụ thể sau:
- Giai đoạn 1: từ 01 tháng 05 đến 30 tháng 6 năm 2020
Đề xuất các phần việc cần thực hiện đối với từng đối tượng cụ thể, bao gồm: Lãnh đạo Thanh tra Thành phố; Chánh Văn phòng, Trưởng các phòng chuyên môn, nghiệp vụ; Phó Chánh Văn phòng, Phó Trưởng phòng chuyên môn, nghiệp vụ; từng công chức cơ quan. Trong giai đoạn này, nhiệm vụ chính là cập nhật kết quả xử lý của các văn bản năm 2019, kết thúc các văn bản còn tồn đọng tại tài khoản của mình trong năm 2020; thực hiện thao tác trên phần mềm, ghi nhận lại các vuớng mắc và báo về để Văn phòng tổng hợp, đề nghị phía xây dựng phần mềm điều chỉnh.
- Giai đoạn 2: từ 01 tháng 7 đến 30 tháng 9 năm 2020
Tiếp tục thực hiện các nội dung của giai đoạn 1, đồng thời xác định được danh sách những loại việc có thể triển khai toàn bộ quá trình tiếp nhận, chỉ đạo, phân công, xử lý, trình, duyệt hồ sơ hoàn toàn trên phần mềm để thực hiện triệt để.
- Giai đoạn 3: từ 01 tháng 10 về sau
Áp dụng hiệu quả phần mềm và xác định đây là một trong những tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao của từng công chức và xét thi đua giữa Văn phòng, các phòng chuyên môn, nghiệp vụ.
* Đánh giá kết quả của việc thực hiện Thông báo chỉ đạo số 45/TB-VP
Qua thời gian triển khai thực hiện, để đánh giá hiệu quả của việc thực hiện sáng kiến này cũng như Thông báo chỉ đạo số 45/TB-VP, nhóm tác giả đã tham mưu lãnh đạo Thanh tra thành phố ban hành Quyết định số 144/QĐ-TTTP ngày 23 tháng 7 năm 2020về kiểm tra kết quả thực hiện công tác cải cách hành chính, kiểm soát thủ tục hành chính và triển khai, thực hiện Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9001:2015 năm 2020 tại cơ quan, trong đó lồng ghép kiểm tra việc thực hiện Thông báo 45/TB-VP tại các phòng chuyên môn, nghiệp vụ. Kết quả kiểm tra cho thấy các phòng chuyên môn, nghiệp vụ đã tích cực thực hiện xử lý công việc trên phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc. Hầu hết các phòng đã cử cán bộ, công chức của phòng phụ trách hỗ trợ Phó Chánh Thanh tra phụ trách xử lý, thao tác “nhập liệu thay” việc chỉ đạo, giao việc cho Trưởng phòng.
Tuy nhiên, bên cạnh những hiệu quả và mặt tích cực thì qua việc kiểm tra, nhóm tác giả nhìn thấy phần mềm và việc sữ dụng phần mềm vẫn còn nhiều vấn đề tồn tại, cụ thể:
Phần mềm phát sinh nhiều lỗi kỹ thuật
- Tài khoản của Lãnh đạo Thanh tra Thành phố chưa có chức năng duyệt hồ sơ trên phần mềm sau khi Trưởng phòng báo cáo kết quả thực hiện mà chỉ có nút “Kết thúc”;
- Việc quản lý các Văn bản theo chế độ mật trên phần mềm còn khó khăn khi nội dung văn bản phải soạn thảo tại phòng soạn thảo Văn bản mật và không scan lên nội dung văn bản lên phần mềm;
- Không có chức năng phân công 02 thanh tra viên thực hiện cùng một nhiệm vụ;
- Các Văn bản đến của phòng vừa được chuyển liên thông vừa gửi bản giấy đến Lãnh đạo Phòng nhưng không cùng thời điểm (phần mềm có trước, bản giấy có sau hoặc ngược lại) nên các phòng gặp khó khăn trong phân công giao việc, xử lý, trình, duyệt hồ sơ;
- Các báo cáo định kỳ về công tác phòng, chống tham nhũng sẽ được tổng hợp, cập nhật vào báo cáo chung cho Ủy ban nhân dân thành phố nên tháo tác phù hợp nhất là cán bộ được chuyển Báo cáo sẽ lưu Văn bản. Tuy nhiên, trên phần mềm, xuất phát từ việc định dạng nhập liệu của Văn phòng thì thao tác ghi nhận là “báo cáo kết quả thực hiện” là không phù hợp, gây khó khăn, mất thời gian trong xử lý Văn bản đến trên phần mềm.
- Quá trình xử lý đơn tố cáo, khiếu nại, phản ánh, kiến nghị thuộc thẩm quyền: hiện phòng mới tiếp nhận đơn trên bản giấy, chưa nhận chuyển đơn trên Phần mềm; do đó Lãnh đạo phòng phân công, xử lý, trình, duyệt hồ sơ trên bản giấy.
- Không thực hiện được thao tác chuyển trả đối với các văn bản đã chuyển cho phòng nhưng không thuộc thẩm quyền xem xét, giải quyết của phòng.
* Quy trình xử lý trên phần mềm phát sinh một số vướng mắc
- Việc xác định văn bản trễ hạn
Qua kiểm tra nội bộ cho thấy, phát sinh tình trạng thực tế văn bản có nội dung không xác định thời hạn nhưng trên phần mềm lại có định thời hạn xử lý. Qua khảo sát ngẫu nhiên hồ sơ chưa xử lý quá hạn, ở Lãnh đạo có 24/27 hồ sơ, phòng 1 có 04/04 hồ sơ thuộc diện này và các báo cáo định kỳ về công tác thanh tra, tiếp công dân, xử lý đơn và phòng, chống tham nhũng.
Bộ phận Hành chính Quản trị, Văn phòng sau khi rà soát, đã trao đổi với đơn vị thiết kế phần mềm, xác định việc định thời hạn xử lý văn bản do người nhập liệu thực hiện. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, phần mềm vẫn tự nhảy thời gian xử lý dù văn thư không thao tác. Vì vậy, số liệu văn bản quá hạn (kể cả chưa xử lý và đã xử lý) thống kê trên phần mềm có tỷ lệ thiếu chính xác cao.
- Quy trình tham mưu, phát hành văn bản
+ Khi quy trình tham mưu, xử lý văn bản từ cán bộ thụ lý ðlãnh đạo phòng ð Chánh thanh tra đã hoàn tất, hồ sơ giấy Chánh Thanh tra/Phó Chánh Thanh tra đã ký tên và chuyển lại cho công chức thụ lý để phát hành thì tại phần mềm phát sinh tình huống làm cách nào để cán bộ thụ lý nhận lại được nội dung dự thảo văn bản đã được duyệt để phát hành (trong quá trình trình hồ sơ, các cấp duyệt có sửa dự thảo văn bản).
+ Một số trường hợp công chức các phòng khi chuyển phát hành văn bản chưa thực hiện thao tác để kết nối văn bản đến (chưa chọn mục “số văn bản đến trả lời” trong phần “dự thảo văn bản”). Do đó, trên phần mềm vẫn báo hồ sơ đến đó chưa được xử lý, nhưng trên thực tế đã được xử lý phát hành rồi.
+ Mặc dù hiện nay các phòng, Văn phòng đã phân công cho 01 công chức thực hiện thao tác “nhập liệu thay” cho lãnh đạo Thanh tra thành phố trong việc phân công, giao việc. Tuy nhiên, còn thao tác xử lý, cho ý kiến góp ý đối với các văn bản, dự thảo đã được cán bộ thụ lý chuyển trình cho lãnh đạo xem và có ý kiến thì còn bỏ ngỏ trên phần mềm.
+ Thao tác phân công công việc
Tại tài khoản của lãnh đạo, nút “phân công” người thực hiện, có 04 cách thức xử lý: báo cáo kết quả thực hiện, lưu văn bản, soạn văn bản, xử lý. Lãnh đạo phòng đôi khi gặp khó khăn trong việc xác định trường hợp nào là báo cáo kết quả, trường hợp nào là soạn văn bản. (nút “xử lý”: sau khi phân công thì công chức chỉ thực hiện được các thao tác “sao y”, in mã vạch”, “..”. còn nút “soạn văn bản” và “báo cáo kết quả” khó phân định được vì báo cáo kết quả cũng cần dự thảo văn bản phản hồi).
Với các kết quả, tồn tại ghi nhận được, Văn phòng đã tham mưu Thông báo 104/TB-VP ngày 14 tháng 9 năm 2020 về kết quả kiểm tra công tác cải cách hành chính năm 2020 tại các phòng trực thuộc Thanh tra Thành phố, trong đó giao Văn phòng thực hiện “nghiên cứu, trao đổi, phối hợp với đơn vị thiết kế tìm giải pháp tháo gỡ các lỗi hiện đang phát sinh, đề xuất lãnh đạo xách xử lý phù hợp; hướng dẫn các trường hợp công chức mới chuyển đến công tác tại cơ quan các thao tác sử dũng phần mềm”.
3. Kết quả sáng kiến
Đến tháng 12 năm 2020, khi tổng kết việc áp dụng sáng kiến, nhóm tác giả đã rút ra được một số kết quả đạt được từ việc thực hiện sáng kiến như sau:
Thứ nhất, sáng kiến đạt được mục tiêu tăng cường và phát huy hiệu quả giám sát tiến độ, kết quả thực hiện công việc đã phân công cho công chức của lãnh đạo (qua việc theo dõi tiến trình xử lý, quản lý văn bản, tình trạng trễ hạn của hồ sơ). Qua đó, góp phần nâng cao chất lượng phục vụ của công chức, xây dựng văn hóa, tác phong, nghiệp vụ trong công tác của công chức Thanh tra thành phố.
Thứ hai, qua nội dung kiểm tra, nhóm tác giả kịp thời phát hiện nhiều lỗi kỹ thuật liên quan đến phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc. Từ đó, đã đề xuất Văn phòng (bộ phận Hành chính Quản trị) phối hợp cùng các phòng và đơn vị có liên quan xử lý, khắc phục được các lỗi có liên quan và đã có thông tin đến các phòng chuyên môn, nghiệp vụ (khắc phục một số lỗi kỹ thuật trong phạm vi có thể điều chỉnh).
Thứ ba, nhóm tác giả phát hiện một số vướng mắc trong quy trình xử lý, thao tác của cán bộ, công chức trên phần mềm, đã có báo cáo về cho lãnh đạo Thanh tra thành phố để có chỉ đạo kịp thời, cụ thể:
+ Văn phòng thực hiện rà soát lại việc nhập văn bản đầu vào, kịp thời có điều chỉnh ngay khi phần mềm tự nhảy thời hạn xử lý không phù hợp với nội dung văn bản (nhằm giảm tình trạng xác định văn bản trễ hạn xử lý không chính xác).
+ Cán bộ, công chức các phòng lưu ý khi phát hành văn bản đi thì có liên kết với văn bản đến đã tham mưu để giảm lượng văn bản tồn chưa xử lý trên phần mềm (vì thực tế đã xử lý phát hành).
Thứ tư, xác định được một số loại văn bản có thể được thao tác toàn bộ trên phần mềm, như: Các văn bản đề nghị Thanh tra thành phố có ý kiến góp ý hoặc báo cáo về vấn đề liên quan với nội dung đơn giản; các báo cáo định kỳ về công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, phòng, chống tham nhũng của các quận, huyện, sở, ngành gửi về Thanh tra thành phố theo quy định để tổng hợp hoặc để lưu theo dõi; các văn bản từ các cơ quan, đơn vị khác mang tính chất thông tin đến Thanh tra thành phố để được biết (như giới thiệu chức danh, nhân sự mới của đơn vị, thông tin về kế hoạch tổ chức tuyên truyền pháp luật của các đơn vị, …); các báo cáo kết quả thực hiện thanh tra, khiếu nại, tố cáo của các cơ quan, đơn vị gửi về để theo dõi; các kết luận thanh tra của các đơn vị gửi về cho Thanh tra thành phố nhằm thực hiện rà soát,…
Thứ năm, đã xử lý các văn bản tồn năm 2019 mà chưa xử lý quá hạn và đang tiếp tục nỗ lực để xử lý các văn bản chưa xử lý mà trong hạn.
Lời kết: Trong suốt năm 2020, nhóm tác giả đã tham mưu lãnh đạo Văn phòng cũng như lãnh đạo Thanh tra thành phố nhiều giải pháp cơ bản để nâng cao hiệu quả việc sử dụng phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc. Thiết nghĩ, để phần mềm được sử dụng ngày càng thường xuyên hơn, đội ngũ công chức Thanh tra thành phố cần tiếp tục duy trì thực hiện các giải pháp đã áp dụng hiệu quả từ sáng kiến này, đồng thời trong quá trình áp dụng, tiếp tục đề ra thêm nhiều giải pháp khi cần thiết nhằm tháo gỡ kịp thời các vướng mắc phát sinh. Qua đó, góp phần xây dựng cơ quan Thanh tra thành phố ngày càng chuyên nghiệp, hiện đại hơn./.